Entendiendo el CRM

La base de tu cuenta de HubSpot es una base de datos de tus relaciones y procesos comerciales, llamada CRM (Customer Relationship Management, gestión de la relación con los clientes). Para administrar estos datos, las cuentas de HubSpot incluyen objetos, que representan tipos de relaciones o procesos. Todas las cuentas de HubSpot utilizan cuatro objetos estándar: contactos, empresas, negocios y tickets. Según tu suscripción de HubSpot, hay objetos adicionales, como productos y objetos personalizados.

Los registros son instancias individuales de un objeto (por ejemplo, John Smith es un contacto). Para cada registro, puedes almacenar información en propiedades, realizar un seguimiento de las interacciones y crear informes. También puedes hacer asociaciones entre registros para comprender las relaciones entre ellos. A continuación, aprende sobre objetos, registros, propiedades y funcionalidades adicionales de CRM.

Para obtener más información sobre la gestión de tu base de datos de CRM desde HubSpot, consulta la Base de conocimientos de HubSpot.

Objetos

La API de CRM ofrece acceso a objetos, registros y actividades. La siguiente lista explica los objetos disponibles en HubSpot.

Los siguientes objetos tienen una página de índice dentro de HubSpot y pueden asociarse entre sí:

Los siguientes objetos no tienen páginas de índice dentro de HubSpot, pero pueden asociarse con otros objetos: 

Relaciones entre objetos

Dentro de HubSpot, para mostrar cómo los objetos están relacionados entre sí, puedes asociar registros. Por ejemplo, puedes asociar múltiples contactos con una empresa y luego asociar la empresa y los contactos relevantes con un acuerdo. Todas las cuentas de HubSpot tienen contactos, empresas, negocios, tickets y actividades, que pueden asociarse entre sí, como se muestra en el siguiente modelo. Si tienes acceso a una cuenta de HubSpot, puedes revisar las relaciones de objetos únicas de tu cuenta en la herramienta del modelo de datos.data-model-overview-updated

Según tu suscripción, puedes describir la relación específica entre los registros usando etiquetas de asociación, y tu cuenta puede tener objetos personalizados adicionales, que pueden asociarse con los otros objetos estándar. Otros objetos, como productos y elementos de línea, solo pueden asociarse con ciertos objetos. Más información sobre estos objetos adicionales y sus asociaciones.

Más información acerca de las relaciones de objetos y la gestión de asociaciones utilizando los puntos de terminación de las asociaciones.

Actividades y archivos adjuntos

Las interacciones, también llamadas actividades, almacenan datos de interacciones con registros. Por ejemplo, si llamas a un prospecto, puedes registrar una llamada en el registro de contactos y también asociar la llamada con su empresa asociada. Las actividades posibles incluyen notas, tareas, reuniones, correos electrónicos, llamadas, correo postal, SMS, mensajes de LinkedIn y mensajes de WhatsApp.

También puedes almacenar archivos adjuntos en los registros para hacer seguimiento de los archivos relevantes. Estos a menudo están relacionados con las interacciones.

Más información sobre las API de interacciones.

Sincronización de datos

No se requiere sincronización de datos de interacción para sincronizar datos de objetos. Debido a que un objeto puede asociarse con numerosas interacciones, también es importante mantener los límites de API en mente antes de sincronizar.

Sin embargo, es posible que desees sincronizar las interacciones en lugar de las propiedades cuando una integración es un precursor de una migración completa. En este caso, la sincronización de las interacciones en ambos sistemas garantizará que todos los usuarios tengan los datos que necesitan durante la transición. Cuando, por ejemplo, un equipo de desarrollo de empresas trabaja en HubSpot, envía negocios a un representante de ventas interno que trabaja en otra CRM, deberías sincronizar las interacciones de manera que ambos equipos tengan el contexto que necesitan para cerrar una venta.

ID de tipos de objeto

Cuando utilices ciertas API, deberás usar el campo objectTypeId. A continuación, aparecen los valores de ID para cada objeto o actividad:

  • Contactos: 0-1
  • Empresas:  0-2
  • Negocios: 0-3
  • Tickets: 0-5
  • Objetos personalizados: para encontrar el valor de ID para tu objeto personalizado, haz una solicitud GET a /crm/v3/schemas. El valor se verá similar a 2-3453932. 
  • Llamadas: 0-48
  • Correos electrónicos: 0-49
  • Reuniones: 0-47
  • Notas: 0-4
  • Tareas: 0-27
  • Productos: 0-7
  • Facturas: 0-52
  • Elementos de línea: 0-8
  • Pagos: 0-101
  • Cotizaciones: 0-14
  • Suscripciones: 0-69
  • Comunicaciones (SMS, LinkedIn, mensajes de WhatsApp): 0-18
  • Correo postal: 0-116
  • Eventos de marketing: 0-54
  • Envíos de comentarios: 0-19

Si bien siempre puedes usar el valor de ID numérico, en algunos casos, también puedes usar el nombre del objeto para contactos, empresas, negocios, tickets o notas. Por ejemplo:

  • Al iniciar una importación con la API de importaciones, columnObjectTypeId especifica a qué objeto pertenecen los datos del archivo. Para importar datos de contactos, el valor de columnObjectTypeId podría ser contact o 0-1.
  • Cuando se utiliza la API de asociaciones, los valores fromObjectType y toObjectType especifican los objetos y la dirección de la asociación. Para ver los tipos de asociación para los contactos con las empresas, la URL de la solicitud GET podría ser crm/v4/associations/contact/company/labels o crm/v4/associations/0-1/0-2/labels.

Acciones por lotes

Cada objeto proporciona puntos finales por lote que te permiten crear, leer, actualizar y archivar varios registros de objetos en una sola solicitud. Los puntos de terminación por lote tienen un límite de 100 registros por llamada.

Propiedades

La información sobre los registros se almacena en campos llamados propiedades, que luego se organizan en grupos. Además de las propiedades predeterminadas de cada objeto, puedes almacenar datos personalizados creando propiedades personalizadas. 

Propiedades predeterminadas

Los objetos de CRM se definen por un tipo principal y un conjunto de propiedades. Cada tipo tiene un conjunto único de propiedades estándar, representado por un mapa de pares nombre-valor. Más información sobre las propiedades predeterminadas para diferentes objetos:

Propiedades personalizadas

Crea propiedades personalizadas para almacenar información específica para un objeto. Las propiedades personalizadas pueden administrarse a través de los puntos finales de las propiedades de CRM.

Propietarios de registros

Puedes asignar usuarios de HubSpot como propietarios de registros. Se puede asignar como propietario a cualquier usuario de HubSpot con acceso a un objeto y se pueden asignar varios propietarios a un objeto creando una propiedad personalizada para este propósito. Los propietarios solo pueden crearse en HubSpot, pero puedes usar el punto final de los propietarios para obtener sus datos de identificación, incluidos los ID y las direcciones de correo electrónico. Estos datos pueden asignarse a registros de CRM en HubSpot o a llamadas de API de cambio de propiedad. 

Identificadores únicos e ID de objetos

Un identificador único es un valor que diferencia un registro en una base de datos de otro, incluso si tiene información idéntica. Por ejemplo, una base de datos de un banco podría tener registros para dos personas llamadas John Smith.  Para evitar enviar dinero accidentalmente al John Smith equivocado, a cada registro se le asigna un número como su ID único.

Usarás estos identificadores únicos para enviar tus datos a los registros correctos y administrar la desduplicación. Más información sobre las formas en que HubSpot maneja la desduplicación en la Base de conocimientos.

Identificadores únicos predeterminados de HubSpot

Cuando se crea un registro en HubSpot, se genera automáticamente un ID único que debe ser tratado como una cadena de texto. Estos ID solo son únicos dentro del tipo de objeto, por lo que puede haber un contacto y una empresa con el mismo ID. 

Para los contactos y las empresas, hay identificadores únicos adicionales, incluyendo el correo electrónico de un contacto (email) y el nombre de dominio de una empresa (domain).

Creación de tus propios identificadores únicos

En muchos casos, puedes usar el ID de registro (hs_object_id) generado por HubSpot para impulsar la lógica de tu integración. Sin embargo, es posible que tus datos requieran otras propiedades con valores únicos, o puede haber ocasiones en que el ID de registro no se pueda usar o complique la lógica de integración de tu aplicación. En estos casos, puedes crear una propiedad de identificador único personalizado a través de la API de Propiedades.

Una vez que hayas creado una propiedad de ID único personalizado, puedes usarla en llamadas a la API para identificar y actualizar registros específicos de la misma manera que puedes usar hs_object_id, email para contactos o domain para empresas. Por ejemplo, para recuperar un negocio basado en su valor para una propiedad de ID único personalizado, la URL de tu solicitud podría ser: GET https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/deals/abc?idProperty=system_a_unique. 

Preguntas frecuentes

Para obtener más información sobre objetos en HubSpot, aprende a administrar la base de datos de CRM.

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