Entendiendo el CRM

Al igual que lo indica el nombre, el CRM de HubSpot es un sistema para administrar las relaciones con los clientes y almacenar datos. Ya sea que estés aquí para aprender cómo funciona el CRM de HubSpot o para prepararte para integrarlo con otro sistema, estás en el lugar correcto. Sigue leyendo para conocer un desglose de los tipos de objetos de CRM, propiedades, propietarios, capacidades, relaciones, asociaciones, interacciones, identificadores únicos y más. 

Tipos de objeto

La API de CRM ofrece acceso a objetos o grupos de objetos de CRM, que se representan como un mapa de nombres de propiedad a valores. 

  • Contactos: Los contactos almacenan información sobre una persona individual. Desde la automatización del marketing hasta el contenido inteligente del sitio, los datos específicos de los leads que se encuentran en los registros de contactos pueden ayudarte a aprovechar gran parte de la funcionalidad de HubSpot. Ver puntos finales de contactos 
  • Empresas: Los registros de empresas almacenan información sobre una empresa u organización individual. Los múltiples contactos se pueden asociar con una empresa para representar su contenido organizacional. Ver puntos finales de empresas 
  • Negocios: Los negocios representan oportunidades de ingresos con un contacto o empresa. Se les hace seguimiento a través de las etapas del pipeline, lo que eventualmente da como resultado que el negocio se gane o se pierda. Ver puntos finales de negocios
  • Tickets: Los tickets representan solicitudes de ayuda o asistencia técnica de los clientes. Ver puntos finales de tickets 
  • Productos: Los productos representan bienes o servicios para la venta. Crear una biblioteca de productos te permite agregar rápidamente productos a negocios, generar cotizaciones e informar sobre el rendimiento del producto. Ver puntos finales de productos
  • Elementos de línea: Los elementos de línea pueden considerarse como un subconjunto de los productos. Cuando un producto está adjunto a un negocio, se convierte en un elemento de línea. Puedes crear elementos de línea únicos para una cotización individual, pero no se agregarán a tu biblioteca de productos. Ver puntos finales de elementos de línea.
  • Objetos personalizados: Los objetos personalizados te permiten almacenar cualquier tipo de datos en HubSpot, en especial los datos que no cumplen con los objetos estándar enumerados anteriormente. Los objetos personalizados se crean a través de los puntos finales de objeto personalizados y pueden asociarse con objetos estándar. Ver puntos finales de objetos personalizados

 

Propiedades del objeto

La información detallada (metadatos) de los objetos de CRM de HubSpot se almacena en propiedades, que luego se organizan en grupos. Además de las propiedades predeterminadas de cada objeto, puedes almacenar datos personalizados creando propiedades personalizadas

Propiedades predeterminadas

Los objetos de CRM se definen por un tipo principal y un conjunto de propiedades. Cada tipo tiene un conjunto único de propiedades estándar, representado por un mapa de pares nombre-valor. 

Más información sobre las propiedades predeterminadas para diferentes objetos:

Propiedades personalizadas

Crea propiedades personalizadas para almacenar información específica para un objeto. Las propiedades personalizadas pueden administrarse a través de los puntos finales de las propiedades de CRM.

Grupos de propiedades

Los grupos de propiedades se utilizan para agrupar propiedades relacionadas. Al ver registros en HubSpot, las propiedades agrupados aparecerán una al lado de la otra. Si tu integración crea propiedades de objeto personalizadas, organizarlas en un grupo de propiedades personalizadas facilitará la identificación de esos datos.

Borrar valores de propiedades

Puedes borrar un valor de propiedad de objeto a través de la API configurando el valor de propiedad en una cadena vacía.

Ejemplo: Para borrar el nombre de un objeto de contacto, envía una solicitud PATCH a https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/contacts/{contactId} con el cuerpo { "properties": { "firstname": ""} }.

 

Propietarios de objetos

Puedes asignar propietarios a contactos, empresas, negocios o tickets. Se puede asignar como propietario a cualquier usuario de HubSpot con acceso a los contactos y se pueden asignar varios propietarios a un objeto creando una propiedad personalizada para este propósito. Los propietarios solo pueden crearse en HubSpot, pero puedes usar el punto final de los propietarios para obtener sus datos de identificación, incluidos los ID y las direcciones de correo electrónico. Estos datos pueden asignarse a registros de CRM en HubSpot o a llamadas de API de cambio de propiedad. 

 

Capacidades de objetos

Objeto de CRM Crear una vista de este objeto Informar sobre este objeto Automatizar este objeto Crear listas de este objeto Crear listas de contactos usando la información de este objeto Usar propiedades de este objeto en correos electrónicos Puede tener propiedades personalizadas
Uso de crm_object(s)
Contacto x x x x x x x x
Empresa x x x   x x x x
Negocio x x x   x x x x
Ticket x x x   x   x x
Elemento de línea   x     x x x x
Producto             x x
Cotización     x          
Interacciones/tareas x x     x      
Evento de cronología         x   x  
Evento de analíticas         x      
Objeto personalizado x x x   x x x x

 

Relaciones entre objetos

Este diagrama de relación de entidad (ERD) ilustra la organización y las relaciones entre los objetos de CRM.

 

Asociaciones de objetos

Las asociaciones representan las relaciones entre objetos (ver arriba). Puedes administrar asociaciones usando los puntos finales de las asociaciones.

 

Interacciones con objetos

Las interacciones almacenan datos de interacciones individuales entre contactos y tu empresa, incluidas notas, tareas, reuniones y llamadas. Por lo general, las interacciones deberían asociarse con al menos un registro de contacto, también puedes asociarlas con negocios, tickets y empresas.

Sincronización de datos

No se requiere sincronización de datos de interacción para sincronizar datos de objetos. Por lo general, es más fácil sincronizar los datos de la propiedad (como fecha del último contacto o número de llamadas a un contacto) que la interacción detrás de ella. Debido a que un objeto puede asociarse con numerosas interacciones, también es importante mantener los límites de API en mente antes de sincronizar.

Excepciones

  • General: Cuando una integración es un precursor de una migración completa, deberás sincronizar las interacciones en ambos sistemas para garantizar que todos los usuarios tengan los datos que necesitan durante la transición.
  • Casos de uso de ejemplo: Cuando un equipo de desarrollo de empresas trabaja en HubSpot, envía negocios a un representante de ventas interno que trabaja en otro CRM, deberías sincronizar las interacciones de manera que ambos equipos tengan el contexto que necesitan para cerrar una venta.

 

Acciones por lotes

Cada objeto proporciona puntos finales por lote que te permiten crear, leer, actualizar y archivar varios registros de objetos en una sola solicitud. Los puntos finales por lote tienen un límite de 100 registros por llamada, excepto para crear y actualizar contactos, que se limitan a 10 registros por llamada. 

 

Identificadores únicos e ID de objeto

Un identificador único es un valor que diferencia un registro en una base de datos de otro, incluso si tiene información idéntica. Por ejemplo, una base de datos de un banco podría tener registros para dos personas llamadas John Smith.  Para evitar enviar dinero accidentalmente al John Smith equivocado, a cada registro se le asigna un número como su ID único. 

Identificadores únicos predeterminados de HubSpot

Cuando se crea un registro de objeto en HubSpot, se genera automáticamente un ID de objeto único. Sin embargo, este ID parece un número incremental, por lo que debe ser considerado una cadena de texto. Nota: Estos ID solo son únicos dentro del tipo de objeto, por lo que puede haber un contacto y una empresa con el mismo ID. 

Creación de tus propios identificadores únicos

En muchos casos, puedes usar el ID de objeto generado por HubSpot para generar la lógica de tu integración. Sin embargo, hay veces que no es posible o que complica la lógica de integración de tu aplicación.

Casos de uso de ejemplo:

  • Un CRM heredado no puede almacenar el ID de objeto de HubSpot con el registro asociado, lo que hace imposible hacer coincidir los registros correspondientes en los dos sistemas.
  • Una integración se sincroniza con actualizaciones de otra aplicación a HubSpot, pero no de HubSpot a la otra aplicación. En lugar de asignar ID de ambos sistemas, la integración simplemente utiliza los ID de la aplicación externa al crear o actualizar registros. 

Hay dos pasos para crear y usar tu propio campo de ID único.

1. Crea tu campo de ID único a través de la API de propiedades.  Tu llamada a la API podría verse así:

JSON
//POST https://api.hubapi.com/crm/v3/properties/deals
{
  "groupName": "dealinformation",
  "hidden": false,
  "displayOrder": 2,
  "name":"system_a_unique",
  "label": "Unique ID for System A",
  "hasUniqueValue": true,
  "type": "string",
  "fieldType": "string"
}

El campo clave para establecer es hasUniqueValue. Esto le indica a HubSpot que debe asegurarse de que cualquier objeto (en este caso, negocios) creado en el futuro nunca tendrá el mismo valor para esta propiedad. Nota: Este campo no se puede cambiar, por lo que te recomendamos tener cuidado al usarlo. 

2. Una vez que hayas creado tu campo de ID único, puedes usarlo en una llamada a la API para obtener registros específicos. Esa llamada podría verse así:

GET https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/deals/abc?idProperty=system_a_unique

Esto devolverá el negocio con el valor de abc en el campo system_a_unique. Nunca tienes que saber que HubSpot asignó a este negocio un ID de objeto 263782, aunque esto se incluirá en la respuesta de manera predeterminada. 

Nota: Puedes tener dos campos de ID únicos para cualquier objeto personalizado específico de la cuenta y 10 para objetos estándar. Los contactos no pueden tener idProperties definidas de manera personalizada, puedes usar el correo electrónico como parámetro idProperties para llamadas a la API de contactos. 

Desduplicar registros

Los ID de objeto son una de varias maneras en que HubSpot desduplica los registros de objetos en el CRM. Este artículo de la base de conocimientos proporciona más información sobre los métodos de desduplicación automática y manual.

Contactos

Una dirección de correo electrónico es el identificador principal para un contacto en HubSpot. Los puntos finales de los contactos desduplican automáticamente las direcciones de correo electrónico para mantener limpios los datos de HubSpot.

 

Preguntas frecuentes

¿Aún tienes preguntas sobre los objetos de CRM? Echa un vistazo a estas preguntas frecuentes.


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